Witryna używa plików cookies wyłącznie do celów statystycznych w celu ulepszania struktury i zawartości serwisu. Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. cookie
     
Stan sprawy
AFRYKAŃSKI POMÓR ŚWIŃ
Prawne podstawy działania
Kierownictwo urzędu
Struktura organizacyjna
Komisje i zespoły
Prowadzone rejestry
Programy w zakresie realizacji zadań publicznych
Akty prawne
Dziennik Urzędowy Województwa Podlaskiego
Budżet Wojewody Podlaskiego
System Ratownictwa Medycznego
Zamierzenia
Informacje o stanie Urzędu
Wystąpienia i oceny
Dokumentacja kontrolna
Majątek
Załatwianie spraw (poradnik klienta)
Pomoc publiczna
Dług publiczny
Ciężary publiczne
Lobbing
Doręczanie dokumentów elektronicznych - zestawienie stosowanych formatów danych elektronicznych
Jednostki podporządkowane
Przedsiębiorstwa nadzorowane przez Wojewodę
Administracja zespolona
Administracja samorządowa
Ogłoszenia (zamówienia, nabory)
Oświadczenia o stanie majątkowym
Język migowy
Strona główna BIP.gov.pl
Strona główna podmiotu
Opiekunowie
Arkadiusz Wróblewski
Punkt Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: 85 7439 493
faks: 85 7439 231
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
9531587   odwiedzin
Jak korzystać Rejestr zmian Informacje niedostępne
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
 
Kategoria: Kontrola finansowa w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku. Zobacz inne informacje z tej kategorii.

P R O T O K Ó Ł

 

PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

           w BIAŁYMSTOKU

 

 

 

P R O T O K Ó Ł

 

z kontroli      kompleksowej finansowo-gospodarczej przeprowadzonej w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej z siedzibą w Białymstoku, kod 15-404 Białystok, ul. Młynowa 21, telfax. 742-80-52, NIP 966-05-90-544, REGON 000136805, w dniach od 5.04 do 02.06.2004 r. przez P. Janinę BRYNDZA starszego inspektora wojewódzkiego.

 

            Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Podlaskiego Nr 10/04 z dnia 01.04.2004 r. obejmując zagadnienia finansowo-gospodarcze za lata 2002-2003 określone tematyką kontroli. Przeprowadzenie kontroli potwierdzono wpisem do książki kontroli pod poz. 74.

 

A.                                                                      USTALENIA OGÓLNE

 

1.            Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Białymstoku, zwany dalej "Inspektoratem" jest jednostką budżetową, dysponentem III stopnia środków budżetowych, finansowaną z budżetu Wojewody Podlaskiego, dział 500 rozdział 50001. Działalność statutową prowadzi na podstawie następujących aktów prawnych:

-       ustawy z dnia 15 grudnia 2001 r. o Inspekcji Handlowej (Dz. U. Nr 4, poz. 25 ze zmianami),

-       rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2001 r.
w sprawie zasad organizacji Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej (Dz.U. nr  81, poz. 879),

-       regulaminu organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Białymstoku zatwierdzonego przez Wojewodę Podlaskiego Zarządzeniem Nr 115/2001 z dnia 12 grudnia 2001 r.
w sprawie zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Białymstoku.

 

Inspektorat jest jednostką organizacyjną wchodzącą w skład zespolonej administracji rządowej w województwie. Inspektoratem kieruje Podlaski Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej, który wykonuje w imieniu Wojewody Podlaskiego zadania określone w/w aktach prawnych i zapewnia  realizację zadań ustawowych.

                        W szczególności działalność Wojewódzkiego Inspektora polega na:

-        ustalaniu kwartalnych planów pracy uwzględniających kierunki działania oraz programy kontroli o znaczeniu krajowym a także zalecenia Wojewody Podlaskiego,

-        podejmowaniu działań o charakterze doraźnym, służącym zapewnieniu ochrony interesów i praw konsumentów oraz interesów gospodarczych państwa.

1.      W skład Inspektoratu wchodzą następujące komórki organizacyjne:

a)      Wydział Prawno-Organizacyjny,

b)     Wydział Budżetowo-Administracyjny

c)     Wydział Ochrony Konsumentów,

d)     Wydział Kontroli Artykułów Żywnościowych,

e)     Wydział Kontroli Artykułów Przemysłowych i Usług,

f)      Sekretariat Polubownego Sądu Konsumenckiego,

g)     Delegatura w Łomży,

h)     Delegatura w Suwałkach.

      Terenem działania Inspektoratu jest województwo podlaskie.

Przy Wojewódzkim Inspektorze działa stały Polubowny Sąd Konsumencki zwany dalej SPSK. Powoływanie Przewodniczącego SPSK, zakres obowiązków oraz tryb działania SPSK określa regulamin działania stałych polubownych sądów konsumenckich stanowiący załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 września 2001 r.
w sprawie określenia regulaminu organizacyjnego i działania stałych polubownych sądów konsumenckich (Dz.U. nr 113, poz. 1214) oraz przepisy kodeksu postępowania cywilnego (art. 695-711 Kpc).

2.      W okresie objętym kontrolą funkcję Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej pełnili:

-       P. Wojciech Antoni Romejko w okresie od 18.06.1999 r. do 30.06.2003 r. (odwołany dn. 17.03.2003 r.),

-       P. Jan Ludwik Trochimiak powołany na to stanowisko przez Wojewodę Podlaskiego z dniem 1 maja 2003 r. pismo - BDG.II.1120-9/03 z dnia 24.04.2003 r.

3.      Główną księgową jest P. Bożena Poznańska mianowana na to stanowisko
z dniem 1 czerwca 1992 r. przez Okręgowego Inspektora Państwowej Inspekcji Handlowej. W aktach osobowych w/w stwierdziłam zapytanie
o karalność z dnia 16.03. 1982 r. z adnotacją "nie notowany" oraz zakres obowiązków z dnia 11.01.2002 r. opracowany w oparciu o regulamin organizacyjny W.J.J.H. w Białymstoku z dnia 12 grudnia 2001 r. P. Bożena Poznańska z wykształcenia jest magistrem ekonomii.

4.      W ciągu ostatnich trzech lat w W.I.I.H. w Białymstoku miała miejsce jedna kontrola finansowo-gospodarcza. Kontrolę obejmującą lata 1999-2000 przeprowadziła Pani Elżbieta Aleksiejuk starszy inspektor wojewódzki Wydziału Finansowego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Białymstoku w dniach 12.03-23.04.2001 r.

 

 

B.                                                           USTALENIA SZCZEGÓŁOWE

 

Tematyką kontroli objęto następujące zagadnienia:

                                     I.                                                            Gospodarka pieniężna

                                  II.                                                            Rozrachunki i roszczenia

                               III.                                                            Wydatki i koszty

                               IV.                                                            Środki rzeczowe

                                  V.                                                            Księgowość i sprawozdawczość

                               VI.                                                            Kontrola wewnętrzna

 

                  I.       GOSPODARKA PIENIĘŻNA

 

         Kontrolę omawianego zagadnienia przeprowadzono metodą reprezentatywną obejmując w szczególności rozliczenia z okresów czerwiec, sierpień 2002 r. i czerwiec 2003 r. Poza tym kontroli poddano prawidłowość, terminowość i zupełność udokumentowania obrotów kasowych i bankowych, zaewidencjonowania ich (raporty kasowe i konto 101) oraz przestrzegania dyscypliny kasowej w świetle obowiązujących przepisów.

       Mając na uwadze powyższe kryteria oceny, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1.                                   W kasie znajdowało się więcej gotówki aniżeli zezwalały ustalenia wewnętrzne (zgodnie z pkt IV, ppkt 1 obiegu dokumentacji księgowej pogotowie kasowe zostało ustalone w wysokości 500, 00 zł z § 4410) np.:

-                                                        Rk nr 31/02 za okres od 05-09.08.2002 r. stan kasy na dzień  09.08.02 - 612,50 zł

-                                                        Rk nr 32/02 za okres od 19-24.08.2002 r. stan kasy na dzień 
 23.08.2002 r
. - 870,08 zł

-                                                        Rk nr 33/02 za okres od 26-30.08.2002 r. stan kasy na dzień
30.08.2002 r. - 908,08 zł

-                                                        Rk nr 22/02002 za okres od 03-07.06.2002 r. stan kasy na dzień  07.06.2002 r. -  600,00 zł

-                                                        Rk nr 23/2002 r. za okres od 10-14.06.2002 r.   stan kasy na dzień 14.06.2002 r. -  819,55 zł

2.                                   Dowody źródłowe kasowe nie są powiązane numerycznie z raportem kasowym, do którego stanowią załączniki dokumentujące obroty kasowe
za dany okres. Raport kasowy i każdy z załączników otrzymują oddzielnie nr dziennika.

3.                                   Dokumenty kasowe nie są księgowane chronologicznie, np.: Rk nr 23/2002r. za okres od 10.06. - 14.06.2002 r., poz. ks. 1055, faktura VAT nr 243/2002 wystawiona przez PH-U "Mag-gaz" na kwotę 16,46 zł. za zakup paliwa, wypłacono z kasy dnia 14.06.2002 r., natomiast zrealizowana faktura VAT nr 1454/02 wystawiona przez "Extra-Gaz" Białystok na kwotę
58,00 zł, wypłacona z kasy dn. 10.06.2002 r., zaewidencjonowana została w dzienniku później i otrzymała nr poz. ks.- 1056.

4.                                    Sporadycznie wystąpiły braki opisu faktury, np.:

-        poz. ks. 1061 - F-ra VAT Nr 0/163254/16/19 z dnia 12.06.2002 r. wystawiona przez "Makro Curry Cash Polska SA" na kwotę
- 117,12 zł za zakup 3 czajników elektrycznych - na fakturze brak adnotacji o ujęciu w/w zakupu w ewidencji ilościowej,

-        poz. ks. 1080 - F-ra VAT Nr 528/02 z dnia 19.06.2002 r. wystawiona przez "Auto-gaz" Białystok na kwotę - 58,00 zł, - brak nr karty drogowej do której wpisano w/w zakup paliwa.

                        Zarówno kontrola gotówki w kasie jak i ewidencji druków ścisłego

               zarachowania przeprowadzane były w związku ze  zmianą kasjera.

 

               II.       ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA

 

Na podstawie dokumentów księgowych i źródłowych urządzeń analitycznych kontrolą objęte zostały zobowiązania i należności figurujące na kontach rozrachunkowych Zespołu "2" wg stanu na dzień 31.12.2002 r.
i 31.12.2003 r.

 

1.      Salda zobowiązań na koniec 2002 r. zgodnie ze sporządzonym bilansem wyniosły 155.820,48 , w tym:

-        zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych -  44.528,79 zł,

-        zobowiązania z tytułu wynagrodzeń                        - 111.291,69 zł.

   Na koncie syntetycznym 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne, wykazano zobowiązanie na kwotę - 44.528, 79 ., z tytułu naliczonych
i nieodprowadzonych składek na ubezpieczenia społeczne, w tym :

-        od wypłaconych wynagrodzeń za grudzień 2002 r. - 22.626,61zł.
z tego: składki ZUS w kwocie - 19.231,02 . i Fundusz Pracy
w kwocie - 3.395,59 . Zobowiązanie uregulowano dnia 4.01.2003 r.

-        od dodatkowego wynagrodzenia rocznego - 21.902,18 . z tego:

      składki ZUS w kwocie   - 19.175,54 . i Fundusz Pracy w kwocie-

      2.726,64 . Zobowiązanie uregulowano dnia 4.04.2003 r.

   Na koncie syntetycznym 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń wykazano zobowiązanie w wysokości - 111.291,69 . z tytułu należnego pracownikom dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2002 r. Zobowiązanie uregulowano dnia 8.03.2003 r.

      

2.      Salda należności na dzień 31.12.2002 r. zgodnie ze sporządzonym bilansem wyniosły -141.571,45 w tym:

-        pozostałe należności na kwotę    - 141.571,45 .

   Na koncie syntetycznym 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami wykazano należność z tytułu:

-        nierozliczonego paliwa w zbiornikach samochodów służbowych
na kwotę - 657,30 zł

-        zapasu znaczków pocztowych na kwotę - 1.093,30

-        zapasu biletów komunikacji miejskiej na kwotę - 808,36 zł.

-        udzielonych pracownikom pożyczek mieszkaniowych na kwotę - 139.012,49 .

3.      Salda zobowiązań na dzień 31.12.2003 r. zgodnie ze sporządzonym bilansem wynosiły - 156.776,39 w tym:

-        zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych - 41.755,15 .,

-        zobowiązania z tytułu wynagrodzeń -115.021,24 .

      Na koncie syntetycznym 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne wykazano zobowiązanie na kwotę - 41.755,15 . wobec ZUS z tytułu nie odprowadzonych składek:

-     na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń wypłaconych w m-cu grudniu 2002 r. na kwotę - 17.575,87 . i Funduszu Pracy od wynagrodzeń za m-c grudzień 2003 r. na kwotę - 1.543, 07 . Zobowiązanie uregulowano dnia 3.01.2004 r.

-       na ubezpieczenie społeczne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 r. na kwotę           - 19.818,19 . i Fundusz Pracy
od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 r. na kwotę  - 2.818,02 zł. Zobowiązanie uregulowano dnia 3.04.2004 r.

        Na koncie syntetycznym 231 - Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń wykazano zobowiązanie na kwotę - 115.021,24 .
z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 r. Zobowiązanie uregulowano dn. 4.03.2004 r.

4.      Salda należności na dzień 31.12.2003 r. zgodnie ze sporządzonym bilansem wyniosły  - 149.098,22 zł., w tym:

-     pozostałe należności na kwotę  - 149.098,22 zł.

Na koncie syntetycznym 221 - Należności budżetowe, wykazano należność w wysokości 288,80 zł od Stacji Paliw "Silwer"  Karwowski
 i Synowie z Grajewa z tyt. badania próby, należność powstała 25.11.2003 r., uregulowana dnia 13.02.2004 r.

Na koncie syntetycznym 226 - Długoterminowe należności budżetowe wykazano należność długoterminową (termin płatności przypadł
w następnym roku budżetowym tj. 2004 r.) na kwotę  -  4.653,72 zł. z tytułu nie opłaconych r-ków za analizy laboratoryjne. Powyższe należności zostały uregulowane w m-cu styczniu 2004 r.  (a.k. str 1).

Na koncie syntetycznym 234 - Pozostałe rozrachunki
z pracownikami, wykazano należność od pracowników w wysokości 2.730,15 . z tytułu:

-        nie rozliczonych znaczków pocztowych na kwotę - 848,95 zł.,

-        nie rozliczonych biletów komunikacji miejskiej na kwotę
- 1.290,80 .,

-        zapasu paliwa w zbiornikach samochodów służbowych na kwotę
- 590,40 zł.,

-        udzielonych pożyczek mieszkaniowych F.Ś.S. na kwotę - 141.425,55 .

 

5.Zgodnie z pisemnym oświadczeniem Głównej Księgowej (a.k. str. 2) kontrolowana jednostka nie posiadała na dzień 31.12.2002 r. i na dzień 31.12.2003 r. należności zasądzonych.

 

6.      Na podstawie sprawdzonych dokumentów źródłowych stwierdzam,
że jednostka w księgach rachunkowych (danego roku obrotowego) ujmuje wszystkie osiągnięte przychody i obciążające ją koszty związane z tym przychodem dotyczącego danego obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty tj. zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (t.j. z 2002 r., Dz.U. nr 76, poz. 694).

7.      W trakcie kontroli przeprowadzonej na podstawie dowodów źródłowych stwierdzono, że:

-        naliczone składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy były odprowadzane na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
w terminie określonym w art. 47, ust. 1, pkt 2 ustawy z dnia
13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
(Dz.U. Nr 137, poz. 887 ze zm.),

-        naliczone składki na ubezpieczenia zdrowotne były odprowadzane
w  terminie określonym w art. 26, ust. 1 ustawy z dnia 6 lutego
1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym (Dz.U.Nr 28, poz. 153 ze zm.) a od 1 kwietnia 2003 r. w terminie określonym
w art. 29, ust, 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2003 r. o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz.U. Nr 45, poz. 391 ze zm.).

 

           III.       WYDATKI

 

1.      Pismem FB.II.3011-45/02 z dnia 17.04.2002 r. Wydział Finansów
i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego  przesłał decyzję Wojewody Podlaskiego z dnia 17.04. 2002 r. w sprawie układu wykonawczego budżetu Wojewody, z informacją o ostatecznych wielkościach wydatków Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Białymstoku na rok 2002 r.  w dz. 500 - Handel, rozdz. 50001 - Inspekcja Handlowa w tym:

-        zatrudnienie w korpusie służby cywilnej - 73 etaty,

-        wydatki budżetowe ogółem - 2.102.000,00 .,

            Na podstawie w/w pisma został opracowany i zatwierdzony przez Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w dniu 23 kwietnia 2002 r. plan jednostkowy wydatków budżetowych na 2002 r. Plany
te były kilkakrotnie korygowane w ciągu roku budżetowego. Wszystkie zwiększenia i zmniejszenia planu finansowego na 2002 r. były udokumentowane dyspozycjami Wydziału Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego bądź decyzjami Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w ramach posiadanych kompetencji.             Ostatecznie plan wydatków budżetowych na 2002 r.
w dziale 500 - Handel zwiększył się do kwoty - 2.110.453,00 tj.
 o 8.453,00 .

            Wykonanie planowanych wydatków wg rocznego sprawozdania Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych  za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 r. wyniosło - 100 % w tym:

 

 

§

Wyszczególnienie

Plan po zmianach
/zł/

Wykonanie wg Rb 28 /zł/

3020

 

4010

4040

4020

 

4110

4120

4210

4260

4270

4280

4300

4410

4430

4440

4550

6060

Nagrody i wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzenia

Wynagrodzenie osobowe pracowników

Dodatkowe wynagrodzenie roczne

Wynagrodzenia osobowe członków korpusu służby cywilnej

Składki na ubezpieczenia społeczne

Składki na Fundusz Pracy

Zakup materiałów i wyposażenia

Zakup energii

Zakup usług remontowych

Zakup usług zdrowotnych

Zakup usług pozostałych

Podróże służbowe krajowe

Różne opłaty i składki

Odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Szkolenie członków korpusu służby cywilnej

Wydatki na zakupy inwestycyjne jedn. budżetowych

11.007

   

     162.000

     113.616

  1.254.109

 

     258.889

 

       32.671

       37.074

       34.903

         7.107

         1.591

       96.947

       18.300

         8.477

       53.000

            762

       20.000

    11.007,11

 

   162.000,08

   113.616,40

1.254.108,86

 

    258.889

 

   32.670,58

   37.073,80

   34.902,50

     7.107,24

     1.591

    96.946,66

    18.299,70

      8.477

     53.000

          762

     20.001

 

Razem:

2.110.453

2.110.453

 

Stwierdzam, że dane wykazane w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych za 2002 r. są zgodne z danymi wynikającymi
z ewidencji księgowej.

2.      Pismem FB.II.3011-1/03 z dnia 16.01.2003 r. Wydział Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego przesłał wycinek układu wykonawczego budżetu Wojewody Podlaskiego, z informacją o ostatecznej wielkości wydatków budżetowych Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej na 2003r. w dz. 500 - Handel, rozdz. 5001 - Inspekcja Handlowa, w wysokości 2.215.000,00 w tym:

-        zatrudnienie w Korpusie Służby Cywilnej   -  75 etatów,

-        wydatki budżetowe- 2.215.000,00 .

Na podstawie w/w pisma jednostka opracowała plan jednostkowy wydatków budżetowych na 2003 r., dnia 29.01.2003 r. plan jednostkowy zatwierdził Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej.

         Plany te były kilkakrotnie korygowane w ciągu roku budżetowego. Wszystkie zwiększenia i zmniejszenia planu finansowego były udokumentowane dyspozycjami Wydziału Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego bądź decyzjami Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w ramach posiadanych kompetencji.

         Ostatecznie plan wydatków budżetowych na 2003 r. zwiększył się
do kwoty - 2.232.124,00 ., tj. o kwotę 17.124,00 . przyznaną z rezerwy celowej.

         Wykonanie planowanych wydatków budżetowych wg rocznego sprawozdania Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych za okres
od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. wyniosło 99,83 % w tym:

  

§

Wyszczególnienie

Plan po zmianach

(zł)

Wykonanie wg. Rb 28

(zł)

Wyk.

(%)

3020

 

4010

 

4020

 

4040

 

 

4110

4120

4210

4260

4270

4280

4300

4410

4430

4440

 

4550

 

6060

 

 

Nagrody i wydatki osobowe nie zaliczone do wynagrodzeń

Wynagrodzenia osobowe pracowników

Wynagrodzenie osobowe członków korpusu służby cywilnej

Dodatkowe wynagrodzenia roczne

pracowników

 

Składki na ubezpieczenia społeczne

Składki na Fundusz Pracy

Zakup materiałów i wyposażenia

Zakup energii

Zakup usług remontowych

Zakup usług zdrowotnych

Zakup usług pozostałych

Podróże służbowe krajowe

Różne opłaty i składki

Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Szkolenie członków Korpusu Służby Cywilnej

Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych

   5.050

175.900

 

 

   1.305.686

 

 

      111.292

 

      257.279

        38.259

        47.558

        48.699

        12.564

          1.978

      123.458

        24.976

          9.995

        53.780

 

          1.150

 

   

       14.500

 

5.049,78

  175.899,83

 

 

1.302.517,83

 

 

    111.291,69

 

    256.777,82

      38.181,53

      47.557.84

      48.699,14

      12.563,67

        1.978

     123.458,01

       24.976,47

         9.995

       53.780

 

         1.150

 

 

       14.500,34

100

100

 

 

99,76

 

 

 

 

99,8

99,8

100

100

100

100

100

100

100

100

 

100

 

 

100

 

Razem:

2.232.124

 2.228.376,95

    99,83

 

Powyższe dane wykonania planu wydatków budżetowych, wykazane
w sprawozdaniu rocznym Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

W roku 2003 r. w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej
w Białymstoku wydatki osobowe stanowiły 87,01 % ogółu poniesionych wydatków. W grupie pozostałych wydatków największą pozycję stanowiły wydatki z paragrafu 4300 stanowiące 5,53 % ogółu poniesionych wydatków.

3.            W kontrolowanym okresie jednostka otrzymała środki z rezerwy celowej
z przeznaczeniem na:

-        pokrycie kosztów związanych z dodatkowym zatrudnieniem pracowników, kwota - 16.077, 00 .,

-        pokrycie kosztów wyposażenia w sprzęt komputerowy, służący
do korzystania z systemu bankowości elektronicznej oraz komunikacji
z informatycznym systemem Departamentu Budżetu MinisterstwaFinansów, kwota - 9.500,00 .

W/w środki z rezerwy celowej zostały wykorzystane zgodnie
z przeznaczeniem.

4.            Dnia 28.10.2003 r. Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej
w Białymstoku podpisał porozumienie z Biurem Projektowo-Badawczym Budownictwa Ogólnego "Miastoprojekt-Białystok" z siedzibą w Białymstoku ul. Młynowa 21 (a.k. str 3-4) wynajmujących pomieszczenia na potrzeby Inspektoratu, w sprawie rozliczenia przez Inspektorat poniesionych przez niego kosztów wymiany okien w wynajętych pokojach, będących własnością Wynajmującego. Zgodnie z w/w porozumieniem omawiane koszty zostały rozliczone między stronami w ten sposób, że przez okres 6 m-cy, począwszy
od października 2003r. do marca 2004 r. włącznie, czynsz najmu został pomniejszony o koszt remonty okien.

5.            W roku 2003 r. w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej zakupywana była kawa naturalna "na potrzeby sekretariatu" ze środków budżetowych z § 4210 np.:

-        poz. ks. 1146 - F-ra VAT nr 0/157 158/16/14 z dnia 06.06.2003 r. wystawione przez makro Casin and Carry Polska SA - za zakup m.in. kawy na kwotę - 99,55 zł. Wyjaśnienie pisemne w tej sprawie złożyła Główna Księgowa (a.k. str. 5).

6.            W kontrolowanym okresie obowiązywały niżej wymienione regulaminy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:

-        regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia
28 października 2001 r. wprowadzony do stosowania Zarządzeniem
Nr 18/A/2001 r. z dnia 28.10.2001 r. Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w sprawie regulaminu zakładowego funduszu socjalnego,

-        regulamin wprowadzony do stosowania od dnia 01.01.2003 r. na mocy Zarządzenia Nr 5 p.o. Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej z dnia 23.04.2003 r. w sprawie regulaminu Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Białymstoku, określającego zasady przeznaczania środków z zakładowego funduszu socjalnego, na cele
i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług
i świadczeń finansowych z tegoż funduszu.

             Postanowienia w/w regulaminów zostały uzgodnione
z przedstawicielami załogi wybranymi przez pracowników na zebraniu ogólnym w celu reprezentowania ich interesów przy administrowaniu funduszu.

      Powyższe regulaminy określają kierunki wydatków środków funduszu, wymienione są osoby uprawnione do korzystania z funduszu, ustalają zasady
i warunki przyznawania świadczeń socjalnych i pożyczek zwrotnych na cele mieszkaniowe.

            Integralną częścią regulaminu jest określenie wysokości świadczeń
w zależności od wysokości dochodu brutto przypadającego na osobę uprawnioną.

            W ustaleniach zawartych w regulaminie zakładowym funduszu socjalnego obowiązującego od dnia 1 stycznia 2003 r. stwierdzono zapis niezgodny
z intencją ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 33 ze zmianami), która jednoznacznie określa w art. 8 ust. 1 że "przyznawanie ulgowych usług i świadczeń  oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej
 i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu".

            Omawiany regulamin w § 2 ust. 4 dopuszcza możliwość odmowy ujawnienia dochodów przez osoby ubiegające się o pomoc z Funduszu, skutkującej otrzymaniem świadczenia w najniższej wysokości. Biorąc pod uwagę zapis art. 8 ust. 1 powyższy zapis regulaminu jest niezgodny z ustawą
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

            Na mocy § 1 ust. 3 d pracodawca w porozumieniu z pracownikami tworzy "rezerwę w wys. 5,5 % funduszu służącą sfinansowaniu wydatków nadzwyczajnych np.: zakup prezentu dla pracowników odchodzących na emeryturę, wiązanek pogrzebowych i zniczy nagrobkowych. Zdaniem kontrolującego nie jest to działalność socjalna i w/w zakupy nie powinny być finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń  socjalnych. Wymieniony zapis został usunięty z regulaminu ZFŚS na mocy Zarządzenia Nr 1A Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej
w Białymstoku z dnia 1.3.2004 r. w sprawie regulaminu Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej
w Białymstoku, określającego zasady przeznaczenia środków z zakładowego funduszu socjalnego na cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady
i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowych z tegoż funduszu.

            Natomiast w § 16, ust. 2 ustalono, że "W miarę  możliwości, powinien istnieć bezpośredni związek czasowy pomiędzy dofinansowaniem (wypoczynku krajowego; uwaga kontrola), a urlopem wypoczynkowym Uprawnionego". Zdaniem kontrolującego, nie można przyznać dofinansowania pracownikowi jeżeli nie korzystał z urlopu wypoczynkowego. Powyższy zapis w regulaminie stwarza możliwość dofinansowania wypoczynku pracownika w sytuacji kiedy pracownik nie korzystał z urlopu wypoczynkowego.
W trakcie trwania kontroli, Aneksem Nr 1 z dnia 31 maja 2004 r. (a.k. str. 6-7) zmienione zostały kwestionowane przez kontrolującego zapisy
§ 2 ust. 4 oraz § 16 ust. 2 obowiązującego w jednostce regulaminu funduszu świadczeń socjalnych.

            Na podstawie zapisów na koncie 851- FŚS stwierdzam, że w latach 2002-2003 jednostka przekazywała odpis podstawowy na Fundusz Świadczeń Socjalnych w prawidłowej wysokości i w terminach określonych w art. 6, ust. 2 ustawy o funduszu świadczeń socjalnych.

            Na podstawie sprawdzonej ewidencji księgowej stwierdzam, że do konta 851-ZFŚŚ jest prowadzona w podziale wg źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń oraz wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej.

           

7.            Dochody budżetowe.

1)     W Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku
w roku 2002 i 2003 nie były planowane dochody budżetowe. W 2002 r. zgodnie ze sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych sporządzonych za okres od początku roku do dnia 31.12.2002 r. osiągnięto dochody na kwotę - 129,82 zł, w tym:

-     § 069 - wpływy z różnych opłat: zwroty kosztów postępowania administracyjnego na kwotę - 76.82 .,

-     § 083 -  wpływy z usług: opłaty za analizy lab.na kwotę - 53,00 zł.

2)  W 2003 .r zgodnie ze sprawozdaniem Rb 27 - z wykonania planu dochodów budżetowych sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2003 r. osiągnięto dochody na kwotę - 28.172,79 . w tym:

-     § 069 - wpływy z różnych opłat: zwroty kosztów postępowania administracyjnego na kwotę - 54,57 zł.,

-     § 083 -  wpływy z usług: opłaty za analizy laboratoryjne na kwotę   - 28.118, 22 .

                 Na podstawie sprawdzonych ksiąg rachunkowych stwierdzam,
 że w roku 2002 jednostka nie prowadziła do konta 130-1 rachunek bieżący dochody budżetowe, ewidencji szczegółowej wg podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych. W 2003 r. wyodrębniony został tylko
§ 069,
co jest niezgodne z komentarzem do konta - 130 - rachunek  bieżący jednostek budżetowych,  zawartym w Załączniku  Nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752) , oraz
§ 10 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczególnych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wypłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz.U. Nr 122, poz. 1333).

                 W trakcie kontroli dowodów źródłowych stwierdzono nieterminowe odprowadzenie dochodów budżetowych na r-k bankowy Urzędu Skarbowego:

-        na dzień 15 października 2003 r. dochody budżetowe wynosiły - 6.377,08 ., do dnia 20 października 2003 r. jednostka przekazała
 do Urzędu Skarbowego kwotę - 5.563,68 pozostałą kwotę w wys. 813,40 zł przekazała dnia 23.10.2003 r.,

-        na dzień 15 luty 2002 r. dochody budżetu wynosiły - 16,40 zł, jednostka przekazała dochody do Urzędu Skarbowego dnia 25.02.2002 r. co jest niezgodne z § 8 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad obsługi rachunków bankowych budżetu państwa oraz zakresu i terminów sporządzania przez Narodowy Bank Polski informacji i sprawozdań z wykonania budżetu państwa w ramach obsługi bankowej budżetu państwa (Dz. U. Nr 122, poz. 1335). 

8.            Zarządzenie nr 15 Podlaskiego  Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w Białymstoku z dnia 20 listopada 2002 r. w sprawie wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku ustaliło wewnętrzne procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków budżetowych, w tym zgodności z planem finansowym.

Omawiane Zarządzenie zostało opracowane na podstawie następujących przepisów prawnych:

-        art. 28 a oraz art. 35 a w związku z art. 350 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia
26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 155, poz. 1014
 ze zmianami),

-        rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń
i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych  (Dz.U. Nr 122, poz. 1333).

            Kontrolą, metodą reprezentatywną, objęto wydatki poniesione
w paragrafach 4300, 4210, które wg sprawozdania Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 30.05.2004 r. wyniosły:

-     § 4210 - zakup materiałów i wyposażenia - 23.455,65 .,

-     § 4300 -  pozostałe usługi - 42.854,98 .

i w łącznej kwocie - 66.310,63 stanowiły 7,34 % ogółu poniesionych
w tym okresie wydatków (903.395,87 ).

                 Na podstawie przeprowadzonej kontroli dowodów źródłowych stwierdzam:

a)             w zakresie przestrzegania zasad wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych oraz dokonywania wydatków:

-        zakupy towarów i usług dokonywano na podstawie pisemnych zapotrzebowań zawierających uzasadnienie celowości i legalności zakupu oraz przybliżoną wysokość wydatku. Realizacja zakupów następowała po wstępnym zaopiniowaniu przez Główną Księgową
 i akceptacji Dyrektora,

-        powyższe procedury wstępnej kontroli nie dotyczyły wydatków stałych dokonywanych na podstawie wcześniej zawartej umów jak również
w przypadku zakupów materiałów biurowych, paliwa, środków czystości, prenumeraty prasy. Zdaniem kontrolującego o ile zwolnienie
z procedur kontroli wstępnej wydatków związanych z zobowiązaniami
z tytułu wcześniej zawartych umów jest uzasadnione (kontrola wstępna przeprowadzana jest przed podpisaniem umowy) o tyle zwolnienie
z procedur kontroli wstępnej pozostałych wydatków jest uzasadnione,

-        w przypadku podróży służbowych ocena celowości, legalności, gospodarności wyjazdu była dokonywana przez upoważnione osoby poprzez akceptację polecenia wyjazdu służbowego,

b)  w zakresie przestrzegania procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, w tym zgodności z planem finansowym:

-        na wszystkich zapotrzebowaniach znajduje się adnotacja Głównej Księgowej, że w planie finansowym znajdują się środki na planowany zakup.

c)     w zakresie kontroli ostatecznej:

-        stosownie do wymogów § 3 cytowanego zarządzenia skontrolowane dowody księgowe były sprawdzone pod względem merytorycznym
i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez kierownika jednostki i głównego księgowego.

                    W związku z powyższymi ustaleniami oraz biorąc pod uwagę ustne wyjaśnienia złożone przez Główną Księgową stwierdzam,
że w W.I.I.H w Białymstoku są przestrzegane ustalone przez kierownika jednostki procedury kontroli oraz zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

9.            W okresie objętym kontrolą w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku obowiązywał od dnia 1.06.2002 r. regulamin premiowania wprowadzony do stosowania Zarządzeniem Nr 6 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej z dnia 24 maja 2002 r. w sprawie regulaminu premiowania pracowników zatrudnionych
na stanowiskach technicznych, obsługi , pomocniczych i robotniczych w W.I.I.H. w Białymstoku.

W/w regulamin ustalił wysokość premii w granicach od 5 % do 50 % wynagrodzenia zasadniczego przysługującego pracownikowi oraz określił przypadku w których pracownik może być pozbawiony premii w całości
lub części.

10.       W  kontrolowanym okresie W.I.I.H. w Białymstoku posiadał w eksploatacji
4 samochody w tym:

-        Polonez Caro nr rejestr. SWU 0433, będący na wyposażeniu Delegatury w Suwałkach,

-        Polonez Caro nr rejestr. BIB 6985, będący na wyposażeniu Inspektoratu w Białymstoku,

-        Polonez ATU nr rejestr. BIB 6024, będący na wyposażeniu Delegatury w Łomży,

-        Volkswagen Transporter nr rejstr. BIK 1081, będący na wyposażeniu Inspektoratu w Białymstoku.

                 Normy zużycia paliwa zostały ustalone:

-        Zarządzeniem Nr 20/01 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w Białymstoku z dnia 30 listopada 2001 r. w sprawie ustalenia norm zużycia paliw płynnych w eksploatacji pojazdów samochodowych
w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku
(a.k. str. 8),

-        Zarządzeniem Nr 12 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w Białymstoku z dnia 2 sierpnia 2002 r. w sprawie ustalenia norm zużycia paliw płynnych w eksploatacji pojazdów samochodowych
w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku
(a.k str. 9).

                 Na podstawie sprawdzonych kart drogowych stwierdzam, że karty drogowe są ewidencjonowane w książce druków, ścisłego zarachowania założonej 2 lipca 2001 r. Delegatury w Łomży i Suwałkach przychód
i rozchód kart drogowych ewidencjonują w książkach druków ścisłego zarachowania znajdujących się w Delegaturach.

                 Prawidłowość prowadzenia gospodarki paliwowej sprawdzona została na podstawie dokumentacji środków transportowych Inspektoratu
 tj. kart drogowych, miesięcznych kart eksploatacyjnych i kartotek księgowych:

1)     karty drogowe wypełniane były w sposób nie budzący zastrzeżeń kontrolującego,

2)     miesięczne karty eksploatacyjne wykazały liczne przekroczenia norm zużycia paliwa w n/w samochodach:

Polonez CARO nr rej. BI 31316 (Delegatura Suwałki):

rok 2002:                                                           rok 2003:

maj - 1,61 l                                            czerwiec        -   1,94 l

                                                            maj          -  2,29  l

                                                            kwiecień            -   2,1   l

                                                            listopad         -  4,35 l

Volkswagen Transporter:

      rok 2002:                                                     rok 2003:

luty           - 2,70 l                                              luty  - 1,42 l

maj          - 1,12 l                                           maj  - 1,10 l

sierpień   -  1,1  l                                     listopad -  2,70 l

                

                 W dokumentacji dotyczącej gospodarki paliwowej
nie stwierdziłam żadnych wewnętrznych ustaleń regulujących sposób rozliczania przekroczeń norm zużycia paliwa.

 

            IV.       ŚRODKI RZECZOWE

 

1.      Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Białymstoku na dzień 01.01.2002 r. posiadał środki trwałe o wartości brutto        -  315.782,30 zł.

     umorzenie środków trwałych                                                -  267.679,60 zł.

     stąd wartość netto środków trwałych                                   -    48.102,70 zł.

     w tym (dane pochodzące z bilansu):                                      

     - urządzenia techniczne i maszyny                                  -    38.877,56 .

     - środki transportu                                                            -      8.260,00 .

     - inne środki trwałe                                                           -        965,14 zł.

                  W trakcie roku budżetowego 2002 wystąpiły    zmiany w stanie środków trwałych:

a)      zwiększenia                                                                    -    25.221,61 zł.

w tym:

- zakup trzech zestawów komputerowych                 -    14.232,24 .

- zakup drukarki                                                         -      3.806,01 .

- przyjęto nieodpłatnie fax. i kserokopiarkę               -      7.183,36 .

b)     zmniejszenia                                                               -         800,00 zł.

w tym:

-                                      przeksięgowano na konto 020 program komputerowy Windows                                                                                -        800,00 zł.

                                   Biorąc pod uwagę powyższe zwiększenia i zmniejszenia:

                        wartość początkowa środków trwałych na dzień 31.12.2002 r. wyniosła :                                                                                                                -   340.203,91 .

                      umorzenie środków trwałych                                        -   294.642,46 .

                        stąd wartość netto środków trwałych                            -      45.561,45 zł.

                        w tym (dane pochodzą z bilansu):

-        urządzenia techniczne i maszyny                                 -       41.245,42 zł.

-        środki transportu                                                           -         4.130,00 zł.

-        inne środki trwałe                                                         -            186.03 .

 

      Pozostałe środki trwałe - konto 013

B.O. na dzień 01.01.2002 e.                                  - 126.953,60 .

Przychody                                                                -     9.756.75 .

Rozchody                                                                 -     1.457,12 .

B.Z. na dzień 31.12.2002 r.                                   - 135.253,23 zł.

Wartości niematerialne i prawne   - konto 020 (programy komputerowe umarzane wg. stawek amortyzacyjnych)

B.O. na dzień 01.01.2002 r.                                   -  34.710,33 zł.

Przychody                                                                -   2.762, 75 .

Rozchody                                                                 -         -

B.Z. na dzień 31.12.2002 r.                                   - 37.473,08 zł.

 

Wartości niematerialne i prawne         - konto 020

(aktualizacja programu LEX - umarzana jednorazowo)

B.O. na dzień 01.01.2002 r.                                   -   5.479,37 zł.

Przychody                                                                -   5.652,84 zł.

Rozchód                                                                   -          -

B.Z. na dzień 31.12.2002 r.                                   - 11.132,21 zł.

                      

Umorzenie środków trwałych    - konto 071

B.O. na dzień 01.01.2002 r.                                   - 280.559,47 zł.

zwiększenia                                                              -   36.860,61 zł.

zmniejszenia                                                            -          -

B.Z. na dzień 31.12.2002 r.                                   - 317.420,08 zł.

w tym: umorzenie programów komputerowych :

B.O. na dzień 01.01.2002 r.                                   -   12.879,87 zł.

zwiększenie                                                             -     9.897,75 .

zmniejszenie                                                            -           -

B.Z. na dzień 31.12.2002 r.                                   -  22.777,62 zł.

 

Umorzenie pozostałych środków trwałych   - konto 072

B.O. na dzień 01.01.2002 r.                                   - 132.432.97 zł.

zwiększenia                                                              -   15.409,59 zł.

zmniejszenia                                                            -     1.457,12 .

B.Z. na dzień 31.12.2002 r.                                   -  146.385,44 zł

w tym: umorzenie programów komputerowych:

B.O.                                                                          -     5.479,37 zł

zwiększenia                                                              -     5.652,84

zmniejszenia                                                            -           -

B.Z. na dzień  31.12.2002 r.                                  -   11.132,21 zł

    

2.     Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Białymstoku

na dzień 01.01.2003 r. posiadał środki trwałe o wartości brutto                                                                                             - 340.203,91 .

umorzenie środków trwałych                                 - 294.642,46 .

stąd wartość bilansowa środków trwałych            -   45.561,45 zł.

w tym: (dane z bilansu)

-                                                 urządzenia techniczne i maszyny                        -   41.245,42 zł.

-                                                 środki transportu                                      -     4.130,00 zł.

-                                                 inne środki trwałe                                    -        186,03 zł.

           W trakcie roku budżetowego 2003 r. wystąpiły zmiany w stanie środków trwałych:

a) zwiększenia                                                         -  109.412,65 zł.

    w tym:

-        zakupiono sprzęt komputerowy na kwotę       -    13.800,05 zł.

-        otrzymano nieodpłatnie sprzęt komputerowy z PHARE - na kwotę                                                                           -    95.612,60 zł.

z tego:

4 komputery                                                      -   28.480,72 zł.

serwer                                                                -   38.080,95 zł.

2 notebooki                                                       -   20.800,52 zł.

drukarkę                                                             -     8.250,42 .

                        b) zmniejszenia                                                        -   11.313.36 zł.

                          z tego:

                            sieć komputerowa w związku ze zmianą siedziby                                                                                                                  -   10.383,21 zł.

                            wykładzina dywanowa                                          -        930,15 zł.

                         Biorąc pod uwagę powyższe zwiększenia i zmniejszenia wartość     początkowa środków trwałych na dzień 31.12.2003 r. wyniosła:                                                                                                                - 438.303,20 zł.

     umorzenie środków trwałych                                           - 309.384,83 .

     stąd wartość bilansowa środków trwałych                      - 128.918,37 .

     w tym (dane pochodzą z bilansu):

-        urządzenia techniczne i maszyny                                 - 128.918,37 .

                        Stwierdzam, że dane wykazane w bilansie za rok 2002 i 2003
są zgodne z ewidencją księgową.

 

Pozostałe środki trwałe - konto 013

            B.O. na dzień 01.01.2003 r.                                               - 135.253,23 zł.

            Przychody                                                                            -     3.568,96 zł.

            Rozchody                                                                             -     5.385,10 zł.

            B.Z. na dzień 31.12.2003 r.                                                - 133.437,09 zł.

 

                        Wartości niematerialne i prawne         -  konto 020

            B.O na dzień 01.01.2003 r.                                                -   48.605,29 zł.

            Przychody                                                                            -     8.233,79 zł.

            Rozchody                                                                             -             -

            B.Z. na dzień 31.12.2003 r.                                    -    56.839,08 zł.

 

            Umorzenie środków trwałych - konto 071

            B.O. na dzień 01.01.2003 r.                                               -  317.420,08 zł.

            zwiększenia                                                                          -    33.666,60 zł.

            zmniejszenia                                                            -      9.402,47 zł.

            B.Z. na dzień 31.12.2003 r.                                                -  341.684,21 zł.

            w tym: wartości niematerialne i prawne

            B.O. na dzień 01.01.2003 r.                                               -    22.777,62 zł.

            zwiększenia                                                                          -      9.521,76 zł.

            zmniejszenia                                                                        -            -

            B.Z. na dzień 31.12.2003 r.                                    -    32.299,38 zł.

 

            Umorzenie pozostałych środków trwałych  - konto 072

            B.O. na dzień 01.01.2003 r.                                               - 146. 385,44 zł.

            zwiększenia                                                                          -    11.102,46 zł.

           zmniejszenia                                                                         -      5.385,10 zł.

            B.Z. na dzień 31.12.2003 r.                                    -  152.102,80 zł.

            w tym: wartości niematerialne i prawne

            B.O. na dzień 01.01.2003 r.                                               -   11.132,21 zł.

            zwiększenia                                                                          -     7.533,50 zł.

            zmniejszenia                                                                        -       -

            B.Z. na dzień 31.12.2003 r.                                    -  18.655,71 zł.

                        Wartości umorzeń wykazane w bilansie sporządzonym na dzień 31.12.2003 r.  zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki.

 

3.                             Ewidencja analityczna środków trwałych w kontrolowanej jednostce obejmuje:

-                                                                         księgi inwentarzowe,

-                                                                         karty indywidualne środków trwałych.

            Jednostka nie sporządza tabel amortyzacyjnych środków trwałych. Wartość umorzenia ustalana jest w indywidualnych kartach środków trwałych
 a następnie zestawienie na koniec roku budżetowego i księgowanie,
na podstawie tego zestawienia (a.k. str. 10-15) na koncie analitycznym 071- umorzenie "środków trwałych". Zgodnie z art. 17 ust.1 ustawy o rachunkowości  jednostka zobowiązana jest do prowadzenia kont analitycznych m.in. dla dokonywanych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych.

   W trakcie kontroli jednostka sporządziła tabele amortyzacyjne za 2003 r.

            W księdze inwentarzowej założonej dnia 20.12.1996 r. zaewidencjonowane środki trwałe są pogrupowane wg działów,  niezgodnie
z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie klasyfikacji  środków trwałych (KŚT) (Dz.U. Nr  112, poz. 1317) np.:

 Dział XXI - komputery i drukarki

 Dział V     -  środki transportowe

            W trakcie obecnej kontroli w jednostce została założona książka inwentarzowa środków trwałych, gdzie dokonano podziału zaewidencjonowanych środków trwałych na grupy rodzaje zgodnie
z obowiązującymi aktualnie w tym zakresie, przepisami prawa.

               Zgodnie z pkt. III obiegu dokumentacji księgowej obowiązującej
 w Inspektoracie zmiany stanu środków trwałych są dokumentowane" protokołami zdawczo-odbiorczymi, likwidacja uszkodzonych lub zużytych środków trwałych i środków trwałych w użytkowaniu oraz fakturami
 za zakupione środki trwałe i środki trwałe w używaniu.

               Zgodnie z obowiązującymi w Inspektoracie obiegiem dokumentacji księgowej składniki majątkowe zalicza się do:

-        środków trwałych - majątek trwały zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości i ustawę z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j z 2000 r. Dz.U. Nr 54, poz. 654 ze zm.). Do środków trwałych zalicza się także bez względu
na wartość komputery, monitory, drukarki itp.  Dla środków trwałych prowadzona jest ewidencja wartościowo-ilościowa,

-        pozostałych środków  trwałych w używaniu - środki trwałe umorzone

       w 100 % w m-cu wydania ich do użytkowania, nie spełniające wyma

      gań art. 3, ust. 1, pkt. 15,

-        majątku rzeczowego nie objętego ewidencją ilościową -
w szczególności drobne przedmioty takiej jak: testery, czajniki, lampy biurowe itp. Ujęte są one ilościowo w ewidencji pozabilansowej,

-        materiały biurowe kupowane są wg potrzeb i przekazywane bezpośrednio do wydziałów branżowych.

4.      Dnia 29.08.2001 r. W.I.I.H.w Białymstoku zawarł umowę nr 4/2001 r.
z firmą "QNT Systemy Informatyczne" Sp. z .o.o. z siedzibą w Gliwicach
o udzielenie licencji na korzystanie z następujących programów komputerowych (a.k. str. 19-20):

              - QWANT - kięgowość

              - QWARK  - płace

              - QADR      - kadry

o wartości łącznej       - 9.408,00 ., poz. ks. 1793 - F-ra VAT nr VAT/3024/01
 z dnia 29.08.01 r. zapłacono dnia 30.08.01 r. kwotę 9.408,00 . Instalacja programu nastąpiła w 2001 r., programy FK ujęto w ewidencji 020 - Wartości niematerialne i prawne dnia 30.08.2001 r.

               Stwierdzam, że do dnia 10.05.2004 r. kontrolowana jednostka
nie korzystała z w/w programów komputerowych. Wyjaśnienie pisemne w tej sprawie  złożyła Główna Księgowa (a.k. str. 1-1).

               Zdaniem kontrolującego jest to przejaw niegospodarnego wydatkowania środków budżetowych. W trakcie kontroli jednostka rozpoczęła wdrażanie w/w programów do stosowania, po uprzedniej aktualizacji.

 

5.      Inwentaryzacja

               W Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku
w kontrolowanym okresie obowiązywały uregulowania wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji zawarte w "Obiegu dokumentacji księgowej". Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana jest raz na cztery lata, natomiast każdego roku na dzień bilansowy spisywane z natury są:  stan środków pieniężnych w kasie, zapasy paliwa w zbiornikach samochodów służbowych, bilety komunikacji miejskiej, znaczki pocztowe, druki ścisłego zarachowania.

               Spisów dokonuje komisja inwentaryzacyjna powoływana każdorazowo przez Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej. Arkusze spisowe
 są numerowane i podpisywane przez osobę nadającą numer arkuszowi spisowemu w momencie wydawania ich Komisji.

               W roku 2002 r. w W.I.I.H. w Białymstoku obowiązywały zasady przeprowadzania inwentaryzacji ustalone dnia 02.07.2001 r. w "Obiegu dokumentacji księgowej". W roku 2002 zgodnie z zarządzeniem nr 17/2002 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej z dnia 16.12.2002 r.
w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji składników majątkowych, metodą spisu z natury przeprowadzono inwentaryzację:

-     środków trwałych ujętych w ewidencji wartościowo-ilościowej,

-     pozostałych środków trwałych ujętych w ewidencji wartościowo-ilościowej,

-     środki pieniężne w kasie,

-     druki ścisłego zarachowania,

-     materiały (paliwo, bilety komunikacji miejskiej, znaczki pocztowe).

               W/w zarządzeniem powołano trzyosobową komisję inwentaryzacyjną, ustalono harmonogram prac Komisji spisu oraz określono obowiązki Komisji oraz sposób przeprowadzenia spisu z natury. 

        W dokumentacji inwentaryzacyjnej znajduje się:

-     oświadczenie członków komisji inwentaryzacyjnej, że zapoznali się
z przepisami obowiązującymi dot. inwentaryzacji,

-     sprawozdanie komisji spisowej z przeprowadzonej inwestycji
z dnia 07.01.2003 r., zatwierdzone przez Kierownika jednostki,

-     rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych,

-     26 arkuszy spisu z natury i protokołu kontroli,

-     2 zestawienia zbiorcze spisów z natury.

Komisja inwentaryzacyjna nie stwierdziła różnic inwentaryzacyjnych.

Na podstawie dokumentacji inwentaryzacyjnej stwierdzam następujące uchybienia:

1)     nie przeprowadzono inwentaryzacji składników majątkowych ujętych wyłącznie w ewidencji ilościowej, co jest niezgodne z pkt VI Inwentaryzacja "Obiegu dokumentacji księgowej",

2)     zgodnie z § 5 Zarządzenia nr 17/2002 z dnia 16.12.2002 r. błędne zapisy
w arkuszach należało przekreślić a omyłkowe zapisy powinien podpisywać członek Komisji i osoba odpowiedzialna materialnie.

               Stwierdzam, że poprawione zapisy nie były podpisane przez osobę odpowiedzialną materialnie - arkusz spisowy nr 15, poz. 8, podopisy złożył członek Komisji oraz zdaniem kontrolującego osoba nieupoważniona (a.k. str.  ). Na arkuszu nr 10 poprawiony zapis podpisała tylko osoba odpowiedzialna materialnie
(ak. str. 21). Ponadto stwierdzam, że arkusze spisowe były sporządzone
i wyceniane  przez jedną osobę. Zdaniem kontrolującego poprawione zapisy
w kolumnie - ilość stwierdzona - (arkusze spisowe nr 4, poz. 75; nr 6 poz. 115; nr 10 poz. 212; nr 13 poz. 10, nr 15 poz. 8;) należało uznać jako różnice inwentaryzacyjne i poddać procedurom wyjaśnienia.

      W roku 2003 uregulowania wewnętrzne dotyczące inwentaryzacyjne zostały zawarte w "Obiegu dokumentacji księgowej" z dnia 06.05.2003 r.

W stosunku do uregulowań wewnętrznych obowiązujących w tym zakresie w roku 2002, zmiana dotyczyła zmiany na stanowisku Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej.

Na dzień 31.12.2003 r. zarządzeniem nr 13/2003 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej z dnia 22.12.2003 r. została zarządzona inwentaryzacja gotówki w kasie, papierów wartościowych i znaków oraz paliwa. Termin inwentaryzacji został określony na okres 29-31.12.2003 r. Ponadto Główny Księgowy został zobowiązany do inwentaryzacji "stanów rachunków  bankowych i rozrachunków".

W dokumentacji inwentaryzacyjnej znajdują się oświadczenia członków komisji o zapoznaniu się z przepisami prawa dotyczącymi inwentaryzacji, protokoły inwentaryzacyjne oraz sprawozdanie komisji spisowej
z przeprowadzonej inwentaryzacji. Komisja nie stwierdziła różnic inwentaryzacyjnych.

W okresie objętym kontrolą  były przeprowadzane także inwentaryzacje związane z przekazywaniem kasy w związku z nieobecnością kasjera.

             

6.      Zamówienia publiczne

             W Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku
w zakresie stosowania ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (j.t. z 2002 r. Dz.U. Nr 72, poz. 664) została przeszkolona P. Janina Jelińska, specjalista w Wydziale Budżetowo-Administracyjnym W.I.I.H w Białymstoku, która ukończyła kurs II stopnia w m-cu styczniu 1996 r.

  Zarządzeniem Nr 22/01 z dnia 20 grudnia 2001 r. Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w sprawie powołania stałych członków komisji d/s dokonywania zakupów towarów i usług w ramach zamówień publicznych (a.k. str 22) n/w pracownicy zostali powołani na  stałych członków komisji przetargowej , i tak:

-                   P. Leszek Mironiuk - został wyznaczony na przewodniczącego Komisji ,

-                   P. Janian Jelińska   - została wyznaczona na stałego członka Komisji.

            Omawiane zarządzanie unieważniło Zarządzenie Nr 10/01 z dnia 4 lipca 2001 r. Podlaskiego W.J.J.H. w sprawie powołania stałych członków komisji d/s dokonywania zakupów towarów i usług w ramach zamówień publicznych, pomimo to, późniejsze zarządzenia Wojewódzkiego Inspektora jako podstawę prawną powoływało unieważnione zarządzenie nr 10/01 i tak:

-                   Zarządzenie nr 8/02 z dnia 19 czerwca 2002 r. w sprawie   uzupełnienia

           składu Komisji przetargowej mającej na celu dokonanie zakupu bonów

towarowych (a.k. str 23)

-                    Zarządzenie Nr 1/03 z dnia 4 stycznia 2003 r. w sprawie uzupełnienia składu Komisji przetargowej mającej na celu zawarcie  umowy najmu lokalu na potrzeby Inspektoratu (a.k. str. 24).

 

Ponadto w w/w zarządzeniach jako przewodniczący  komisji przetargowej figuruje  P. Bogdan Dobrzyński, co jest niezgodne z ustaleniami § 1 obowiązującego aktualnie Zarządzenia Nr 22/01 z dnia 20 grudnia 2004 r. Sprzeczności omówione powyżej, zdaniem kontrolującego, są rezultatem braku należytej staranności przy opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń Wojewódzkiego Inspektora.

W okresie objętym kontrolą tj. w latach 2002-2003 w Inspektoracie obowiązywały procedury postępowania o udzielenie zamówień publicznych ustalone w "Regulaminie pracy Komisji przetargowej" wprowadzonym do stosowania Zarządzeniem Nr 13/02 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej z dnia 5 sierpnia 2002 r. w sprawie nadania regulaminu pracy komisji przetargowej. Regulamin powyższy ustala:

-                   sposób powołania komisji,

-                   procedury odwołania członka komisji,

-                   obowiązki przewodniczącego komisji,

-                   tryb pracy komisji.

Stwierdzam, że w/w regulamin zawiera uregulowania zgodne
z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz.U. Nr 82, poz. 743).

W kontrolowanym okresie, ze względu na niską (poniżej 3 tys. EURO) wartość zamówienia obowiązek stosowania przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r.
o zamówieniach publicznych dotyczył jedynie wynajmu pomieszczeń biurowych na potrzeby Inspektoraty w Białymstoku w roku 2003 o wartości szacunkowej - 234.000,00 (ponad 20.000,00 EURO).

Na podstawie uzyskanej decyzji Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych jednostka otrzymała zgodę na zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki - decyzja Nr ZT/1820/03 z dnia 14.02.2003 r. oraz zawarcie umowy najmu na okres 10 lat - decyzja nr TU/3164/03 z dnia 12.03.2003 r.

Zgodnie z w/w decyzjami Inspektorat podpisał dnia 12 maja 2003 r. umowę najmu pomieszczeń biurowych z B.P.B.O. "Miastoprojekt" - Białystok"
w Białymstoku na okres 10 lat. Klauzula zawarta w
§ 2 powyższej umowy nie daje prawa wypowiedzenia umowy Wynajmującemu przez okres 10 lat.

W roku 2002 przeprowadzono 2 procedury zamówienia publicznego
o zakup bonów towarowych ze środków Funduszu Świadczeń Socjalnych w   tym:

1)          4 lipca 2002 r. rozpoczęto procedury w trybie zapytania o cenę bonów towarowych o wartości szacunkowej 8.640,00 skierowano zapytanie
o cenę do pięciu podmiotów. Z uwagi na to, że wpłynęła tylko jedna ważna oferta od firmy Jeronimo Martin?s Dystrybucja Sp. z.o.o. z siedzibą
w Poznaniu, postępowanie unieważniono.

2)          12 lipca 2002 r. z uwagi na wynik poprzedniego postępowania a mianowicie unieważnienie postępowania w trybie zapytania o cenę, komisji ustaliła,
że przy zakupie bonów towarowych zastosuje tryb zakupu z wolnej ręki. Propozycję komisji dnia 12.07.2002 r. zaakceptował kierownik jednostki. Ostatecznie podpisano dnia 12.07.2002 r. z Jeronimo Martins Dystrybucja Sp.
 z o.o. umowę w sprawie zakupu i realizacji bonów towarowych. Jest to firma, która jako jedyna złożyła ofertę w poprzednim postępowaniu
 o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę.

Stwierdzam, że w/w postępowania o zamówienie publiczne przeprowadzono zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie.

W dokumentacji księgowej kontrolowanej jednostki znajdują się umowy:

a/ umowa najmu zawarta  na czas nieokreślony w dniu 2.01.1998 r. pomiędzy Przedsiębiorstwem Realizacji Inwestycji z siedzibą w Łomży, ul. Polowa 22
 a Wojewódzkim Inspektoratem Państwowej Inspekcji Handlowej w Łomży (a.k. str. 25-27). Jest to kontynuacja wcześniejszych umów o najem lokalu przez P.I.H
w Łomży

                        Z dniem 01.01.1999 r. został zniesiony Wojewódzki Inspektorat Państwowej Inspekcji Handlowej w Łomży, a na jego bazie utworzono Delegaturę
w Łomży W.I.I.H. w Białymstoku ma zastosowanie art. 4  ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o zmianie ustawy o zamówieniach publicznych (Dz.U. Nr 123, poz. 778) którzy ustala, że "umowy w sprawach zamówień publicznych zawarte przed dniem wejścia w życie ustawy pozostają w mocy, z tym że roszczenie ich zakresu przedmiotowego lub zmiana stron umowy nie są możliwe". Stwierdzam,
że wystąpiły dwie przyczyny w związku z którymi należało zmienić w/w umowę najmu, tzn.:

-        nastąpiła zmiana stron umowy. Od 01.01.1999 r. stronę w umowie powinien być Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Białymstoku (Delegatura w Łomży nie może być stroną w umowie),

-        nastąpiło rozszerzenie zakresu przedmiotowego umowy, (na podstawie aneksu Nr 1 do w/w umowy z dnia 02.01.1998 r. zwiększono wynajmowaną powierzchnię biurową z 36,5 m2 na powierzchni 82,50 m2).

                     W świetle powyższego, omówiona umowa najmu jest niezgodna z art. 73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (j.t. z 2002 r. Dz.U. Nr 72, poz. 664 ze zm.). Omawiana powyżej umowa najmu stanowi akta kontroli
str.  25-29.

b)  umowa najmu zwarta w dniu 20.12.2003 r. w Białymstoku pomiędzy Zakładem Obsługi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku a Podlaskim Wojewódzkim Inspektoratem Inspekcji Handlowej w Białymstoku a wynajem pomieszczeń biurowych na potrzeby Inspektoratem. Umowa zawarta została na okres 3 lat, wartość szacunkowa zamówienia publicznego - 86.379,70
(w cenach roku 2003 r.). Stwierdzam, że udzielono powyższego zamówienia publicznego, z ominięciem procedur określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, co jest niezgodnie z art. 4 ust. 1 pkt. 1 powyższej ustawy.

                  Powyższa umowa najmu stanowi akta kontroli str. 30-33.

 

    V.      KSIĘGOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ

 

1.      W kontrolowanym okresie w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w zakresie zasad rachunkowości, obowiązywał:

-        zakładowy plan kont wprowadzony do stosowania Zarządzeniem
Nr 3/2002 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej
z dnia  23.01.2002 r. w sprawie zakładowego planu kont i wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych.

W omawianym powyżej dokumencie ustalono:

-        wykaz kont syntetycznych stosowanych w jednostce,

-        wykaz ksiąg rachunkowych,

-        stosowaną technikę księgowania,

-        rok obrotowy i okresy sprawozdawcze,

-        wycenę aktywów i pasywów na dzień bilansowy,

-        wykaz kont analitycznych.

 

Uregulowania zawarte w zakładowym planie kont nie wyczerpują wymogów art. 10 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. z 2002 r,
Dz. U. Nr 76 , poz. 694 ze zm.), a mianowicie:

 

-        nie określono zasad klasyfikacji zdarzeń (zasad księgowania operacji gospodarczych na kontach)

-        brak opisu systemu przekazania danych metodą przebitkową,

-        brak opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowody księgowe, księgi rachunkowe i inne dokumenty stanowiące podstawę dokonywania w nich zapisów.

2.      W Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej ewidencja księgową prowadzona jest techniką przebitkową na kartach kontowych:

-        dziennik na kartach,

-        konta syntetyczne i analityczne na kartach kontowych K-289

-        zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych
w K-331,

-        karty wynagrodzeń

3.       Na podstawie sprawdzonych dokumentów  księgowych i ich zapisów
w księgach rachunkowych za lata 2002-2003 stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt.  z 2002 r.Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwanej dalej "ustawą" lub przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U Nr 153, poz. 1752) zwane dalej "rozporządzeniem, a mianowicie:

1)     Karty kontowe nie są oznaczone co do roku obrotowego, ponadto
w roku 2002 nie były oznaczone również nazwą jednostki, co jest niezgodne z art. 13 ust 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości.

2)     Zestawienia obrotów i sald zarówno dla kont syntetycznych jak i kont analitycznych w kontrolowanym okresie nie były trwale oznaczone nazwą jednostki, co jest niezgodne z art. 13, ust, 4, pkt  1 ustawy.

3)     W dzienniku zdarzenia gospodarcze nie były ujmowane w kolejności chronologicznej np.

-              poz. ks. 2553 - dokonano przelewu składek ubezpieczenia społecznego , data operacji   - 19.12.2002 r.

-              poz. ks. 2558 - dokonano przelewu podatku dochodowego
od wynagrodzeń, data operacji - 23.12.2002 r.,

-              poz. ks. 2559 - przelano nagrodę pracownikowi, data operacji -

- 16.12.2002 r.,

-              poz. ks. 2643 - opłacono przelewem f-rę VAT za prenumeratę prasy
data operacji - 19.12.2002 r.

-              poz. ks. 2644 - opłacono przelewem fa-rę VAT za zużytą energię elektryczną, data operacji - 16.12.2002 r. a więc bez zachowania kolejności chronologicznej księgowania zdarzenia gospodarczego jak również na kontach syntetycznych. Jest to niezgodne z art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

 

4)  Dowody źródłowe dokumentujące obroty kasowe, będące załącznikami do raportu kasowego mają nadane numery identyfikacyjne nie związane z raportem kasowym ponadto bez zachowania kolejności nadawanej w danym raporcie np.:

-        poz. ks. 2530 - raport kasowy nr 50/2002 za okres od 16-21.12.2002 r.

             poz. księgowa

-        poz. 1 R.K. - f-ra VAT A/397 z 16.12. na kwotę - 305,63               2521

-        poz. 2 R.K - zwrot zaliczki         16.12.                          4,90                2516

-        poz. 3 RK -  za bilety MPK        18.12.                      180,00            2522

-        poz. 4 RK -  podjęto czekiem     18.12.                   209,60            2512

-        poz. 5        - podjęto czekiem      19.12.                     500,00            2513

-        poz. 6        - podjęto czekiem      19.12.                   246,85            2514

-        poz. 7        - parkowanie              19.12.                       25,00            2523

-        poz. 8        - wypłacono deleg.     19.12.             9,50            2524

-        poz. 9        - zapomoga z dnia      19.12.                  500,00            2525

-        poz. 10      - f-ra 0616/s z dnia     19.12.                    19,50            2526

-        poz. 11      - f-ra za paliwo z dn.   19.12.                    99,24 zł          2520

-        poz. 12      - wypłacono delegacje dn.20.12.               45,60 zł          2527

-        poz. 13      - wypłacono do kasy    dn.20.12.               39,90 zł          2517

-        poz. 14      - wpłacono do kasy      dn. 20.12.              19,00 zł          2518

-        poz. 15      - wypłacono do banku  dn. 20.12.              58,90 zł         2519

-        poz. 16      - podjęto czekiem   z dnia  20.12.            249,55           2528

 

               Wszystkie w/w operacje kasowe zostały ujęte w dzienniku oraz na kontach syntetycznych i analitycznych pod datą 21.12.2002 r.

               Na koncie syntetycznym 130- rachunek bieżący j.b. subkonto -wydatki ujmowane są wyszczególnione wszystkie załączniki (przelewy) dokumentujące obrót bankowy. Zgodnie z komentarzem do konta 130 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia "zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych". Poszczególne przelewy powinny być ujęte w ewidencji szczegółowej (analitycznej), prowadzonej do konta syntetycznego. Ujmowanie na koncie syntetycznym operacji szczegółowych zaciemnia obraz operacji bankowych.

4.      W okresie objętym kontrolą na koncie 201 - rozrachunki z dostawcami nie były ewidencjonowane zobowiązania jednostki wobec dostawców. W trakcie kontroli (od m-ca kwietnia 2004 r.)  jednostka rozpoczęła ewidencję rozrachunków z dostawcami na koncie 2001 r.).

5.      na koncie syntetycznym 229 - pozostałe rozrachunki publiczno-prawne jednostka prowadziła rozrachunki z pracownikami  z tytułu wynagrodzeń, co jest niezgodne z opisem konta 229 zawartym w załączniku Nr 2 rozporządzenia. Od miesiąca maja wszelkie rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń jednostka prowadzi na koniec 231.

6.      W bilansie sporządzonym na dzień 31.12.2003 r.  po stronie pasywów w pozycji "Rozliczenia międzyzakładowe przychodów" jednostka wykazała kwotę 4.653,72    - po stronie aktywów zaś w pozycji "II Należności krótkoterminowe", 1.4  "Pozostałe należności", która była należnością budżetową z tytuły wykonanych usług laboratoryjnych. W/w kwota w ewidencji księgowej jest ujęte na koncie 226 - Należności długoterminowe. Zgodnie z art. 3, ust., pkt 18 c - ogół należności z tytułu dostaw i usług jest należnością krótkoterminową.

7.      W roku 2002 r. i 2003 r. kontrolowana jednostka gospodarowała środkami pieniężnymi będącymi własnością Polubownego Sądu Konsumenckiego działającego przy Inspektoracie. Na koniec roku 2002 i 2003 jednostka sporządzała oddzielny bilans dla tych środków tylko dla własnej informacji, nie wykazując w bilansie składanym do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Zdaniem Kontrolującego, powyższe środki pieniężne są typowymi sumami depozytowymi i należy je wykazywać w bilansie w pozycji "sumy obce".

8.      Zasady przechowywania dokumentacji księgowej w kontrolowanej jednostce są zgodne z wymogami art. 71 ust. 1 i art. 73 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. z 2002 r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.), tzn.

-        dokumentacja księgowa przechowywana jest w zamykanych i dozorowanych pomieszczeniach w sposób zapewniający ochronę przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem,

-        dowody księgowe przechowane są w segregatorach w chronologicznej kolejności a ich roczne zbiory oznaczone są określeniem ich  nazwy, rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów  w zbiorze. Zdawanie akt do archiwum zakładowego odbywa się raz w roku. Podstawą zadania akt do archiwum jest spis sporządzony zgodnie z jednolitym wykazem akt podpisany przez osobę upoważnioną. Odpowiedzialną za prawidłowe archiwizowanie akt w jednostce jest P. Anna Łyczkowska, która ukończyła kurs archiwistów zakładowych.

Z uwagi na zmiany siedziby, archiwum Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Białymstoku jest w trakcie organizacji.

9.      W kontrolowanym okresie Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Białymstoku składał do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku następujące sprawozdania:

-        Rb-23 miesięczne i roczne sprawozdania o stanie środków na rachunkach 

                bankowych,

-         Rb-27 miesięczne i roczne sprawozdania z wykonania planu dochodów

                  budżetowych,

-        Rb-28  miesięczne i roczne sprawozdania z wykonania planu wydatków

                  budżetu państwa,

-        Rb-70  kwartalne sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,

-        Rb-N   kwartalne sprawozdania o stanie należności,

-        Rb -Z kwartalne sprawozdania o stanie zobowiązań według tytułów

                 dłuższych oraz gwarancji i poręczeń,

-         Sprawozdania z dokonanych umorzeń należności państwowych jednostek sektora finansów publicznych oraz przyznanych ulg w trybie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz.U. Nr 6, poz. 54).

Powyższe sprawozdania były składane do PUW w Białymstoku w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 24, poz. 279 ze zm.), a dane wykazane w tych sprawozdaniach są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Kontrolowana jednostka sporządzała również następujące sprawozdania składane do Wojewódzkiego Urzędu Statystycznego w Białymstoku:

-        F-03 sprawozdanie o stanie i ruchu środków,

-        Z-06 (dział 2) sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie               Pracy,

-        Z-03 kwartalne sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach.

Z dat zamieszczonych na wyżej wymienionych sprawozdaniach wynika, iż były one składane z zachowaniem obowiązujących terminów.

 

                                    VI.                       Kontrola wewnętrzna


   
1.Organizacja i zasady kontroli wewnętrznej w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku zostały określone
 w "Obiegu kontroli wewnętrznej" opracowanym w oparciu o ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Powyższy dokument zawiera regulacje dotyczące:

-        wymogów, jakie powinien spełniać prawidłowy dowód księgowy,

-        zasad kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzania dowodu do realizacji,

-        sposobu dokumentowania obrotu środkami trwałymi,

-        zasad gospodarki kasowej i ewidencji druków ścisłego zarachowania,

-        zaliczek, podróży służbowych umów o pracę i list płac,

-        zasad przeprowadzenia inwentaryzacji,

-        archiwizowania akt.

Procedury kontroli wydatków oraz zasady przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków zostały omówione w pkt. III niniejszego protokołu.

1.            Stwierdzone nieprawidłowości w trakcie ostatniej kontroli finansowo-gospodarczej przeprowadzonej w 2001 r. przez Wydział Finansowy PUW
w Białymstoku powtórzyły się w zakresie:

-        nie prowadzono konta 201 - rozrachunki z dostawcami oraz kont analitycznych do w/w konta, faktury dokumentujące dostawy księgowane były w momencie dokonania zapłaty,

-        nie uszczegółowiono instrukcji obiegu dokumentów księgowych w zakresie  wymienionym w protokole,

-        nie skierowano pracownika odpowiedzialnego za udzielenie zamówień publicznych w jednostce na szkolenie z zakresu zamówień publicznych.

 

2.      W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała Pani Bożena Poznańska -Główny

Księgowy oraz inni pracownicy w zakresie prowadzonych przez nich spraw.

 

Protokół niniejszy został opracowany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i  podpisany po uprzednim odczytaniu.

 

         Zgodnie z § 22 Zarządzenia Nr 3/02 Wojewody Podlaskiego z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli, Kierownik kontrolowanej jednostki może zgłosić zarządzającemu kontrolę w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemne wyjaśnienia, co do zawartych w protokole ustaleń.

 

 

       PODPISY KIEROWNICTWA             PODPIS OSOBY KONTROLUJĄCEJ:

   KONTROLOWANEJ JEDNOSTKI:

 

 

   1. Podlaski Wojewódzki Inspektor                 Janina Bryndza

         Inspekcji Handlowej

         w Białymstoku

         Jan Ludwik Trochimiak

 

   2. Główny Księgowy

         mgr Bożena Poznańska

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Białystok, dnia 30.06.2004 r.    


Publikator: Jolanta Kowalczuk Data utworzenia:  2004-07-01 00:00:00
Data publikacji:  2004-07-01 00:00:00
Data modyfikacji:  2004-07-01 00:00:00 


Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl